Política de privacidad

Versión 2.1 · Actualizada el 30 de septiembre de 2026. Esta política reemplaza la versión 1 publicada en giitic.com y aplica desde su publicación.

1. Responsable del tratamiento

GIITIC S.A.S. (en adelante, «GIITIC»), sociedad colombiana identificada con NIT 900.444.248-1 y domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia.

• Dirección: Carrera 10 # 97A - 13, Torre B, Oficina 202, Edificio Bogotá Trade Center, Bogotá D.C., Colombia.
• Correo para asuntos de datos personales: soporte@giitic.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 311 808 5585
• Formulario web: giitic.com/es/contactenos

Las solicitudes pueden enviarse en cualquier momento por correo o por el formulario web; los plazos de respuesta se cuentan en días hábiles.

2. Marco normativo y ámbito de aplicación

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2, que compilan los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014), la Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable, la Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Aplica a todos los datos personales que GIITIC recolecte, almacene, use, circule, transmita, transfiera o suprima, por cualquier medio, en particular a través de:

• sus sitios web, formularios, chat de WhatsApp, correo, teléfono y redes sociales;
• la relación con prospectos, clientes, usuarios de sus plataformas, aliados, proveedores, trabajadores y candidatos;
• sus aplicaciones web y móviles, eventos, reuniones y demostraciones, presenciales o virtuales.

Es de obligatorio cumplimiento para GIITIC, sus trabajadores, contratistas y terceros que traten datos personales por su cuenta.

3. Definiciones

Se aplican las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. En especial:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, salud, vida sexual y datos biométricos, entre otros).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Aviso de privacidad: comunicación con la que se informa al titular sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que es a su vez responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

4. Calidad en la que GIITIC trata los datos

4.1. GIITIC como responsable

GIITIC es responsable de los datos personales de los prospectos y contactos comerciales, clientes y sus representantes, usuarios de sus sitios web, aliados, proveedores, trabajadores, candidatos y visitantes, que recolecta para sus propias finalidades.

4.2. GIITIC como encargado

Cuando un cliente usa los productos de GIITIC (ERP, ERP+, Workforce AI, Analytics y demás servicios) y registra en ellos información de sus propios clientes, proveedores, trabajadores u otras personas, ese cliente es el responsable del tratamiento y GIITIC actúa como encargado:

• GIITIC trata esa información únicamente para prestar el servicio contratado y según las instrucciones del cliente y el contrato.
• GIITIC no la vende, no la usa para fines propios ni la comunica a terceros, salvo a sus proveedores tecnológicos necesarios para prestar el servicio o por orden de autoridad competente.
• El cliente declara que cuenta con las autorizaciones y bases legales necesarias para registrar y tratar esos datos, y responde frente a sus titulares por ello.
• Las solicitudes de los titulares sobre esa información deben dirigirse al cliente responsable. Si GIITIC las recibe, las trasladará al cliente y le prestará la colaboración razonable que requiera para atenderlas.
• Esto incluye los datos que los usuarios del cliente registran en las aplicaciones móviles (por ejemplo, ubicación por GPS, fotografías o firmas), que se tratan por cuenta del cliente.
• En lo relativo a esa información, prevalecen las condiciones del contrato de servicio entre GIITIC y el cliente; esta política aplica en lo que el contrato no regule.

5. Datos que recolectamos

Según la relación con el titular, GIITIC puede recolectar:

• Datos de contacto y profesionales: nombre, cargo, empresa, tamaño de la empresa, país, ciudad, correo electrónico, teléfono y el mensaje o la necesidad que el titular comparte, por ejemplo en el formulario de contacto, el chat de WhatsApp o una reunión.
• Datos de clientes y usuarios de las plataformas: datos de identificación y de la cuenta de usuario, registros de acceso y uso, y comunicaciones de soporte.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas, origen de la visita y datos obtenidos mediante cookies y tecnologías similares (ver numeral 13).
• Datos técnicos de las aplicaciones móviles, necesarios para su funcionamiento y seguridad (por ejemplo, identificadores del dispositivo y registros de errores). La información operativa que el usuario registra en ellas (ubicación, fotografías, firmas) pertenece a su empresa y se trata según el numeral 4.2.
• Datos de aliados y proveedores: identificación, contacto, información tributaria, bancaria y comercial necesaria para la relación.
• Datos de trabajadores y candidatos: los necesarios para los procesos de selección y la relación laboral, incluidos, cuando la ley lo exige, datos sensibles tratados con autorización expresa.

GIITIC no solicita datos que no sean necesarios para la finalidad informada.

6. Finalidades del tratamiento

6.1. Prospectos, clientes y contactos comerciales

• Atender solicitudes de información, demostraciones, reuniones y contacto, y gestionar la relación comercial.
• Dimensionar proyectos y preparar propuestas y cotizaciones.
• Celebrar y ejecutar contratos, implementar los servicios, prestar soporte y gestionar la facturación y la cartera.
• Enviar información sobre productos, servicios, eventos, contenidos y novedades de GIITIC por correo, teléfono, mensajería o redes sociales. El titular puede oponerse en cualquier momento (ver numeral 9).
• Medir la satisfacción y la calidad del servicio, y realizar análisis estadísticos y de mercado.
• Registrar el origen del contacto (la página o el producto desde el que se escribió y la campaña o el aliado comercial asociado) para atenderlo y medir la eficacia de los canales.

6.2. Usuarios de los sitios web y las plataformas

• Permitir el acceso y el uso seguro de los servicios, administrar cuentas y credenciales, prevenir fraudes y accesos no autorizados.
• Mejorar los sitios y productos, y analizar su uso mediante herramientas de analítica.

6.3. Aliados y proveedores

• Seleccionar, contratar y evaluar proveedores y aliados, gestionar pagos y cumplir obligaciones contractuales, contables y tributarias.

6.4. Trabajadores y candidatos

• Adelantar procesos de selección, vinculación y gestión de la relación laboral, y cumplir las obligaciones legales del empleador.

6.5. Finalidades comunes

• Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades, atender auditorías y ejercer o defender derechos de GIITIC en procesos judiciales o administrativos.
• Proteger la seguridad de la información, los sistemas y los servicios de GIITIC, y prevenir fraudes.
• Las demás finalidades informadas al titular al momento de solicitar su autorización.

7. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

• GIITIC solo trata datos sensibles cuando es necesario, con autorización expresa del titular y salvo las excepciones legales. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos.
• Los servicios y sitios de GIITIC están dirigidos a empresas y no a menores de edad. GIITIC no recolecta deliberadamente datos de niños, niñas y adolescentes; cuando deba tratarlos (por ejemplo, beneficiarios de trabajadores), lo hará respetando su interés superior y con autorización de su representante legal.

8. Autorización del titular

• GIITIC solicita la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, informándole las finalidades y sus derechos. La autorización puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, como marcar la casilla de aceptación de un formulario o enviar sus datos después de conocer el aviso de privacidad.
• GIITIC conserva prueba de la autorización.
• No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
• Quien suministre datos de otra persona (por ejemplo, de un compañero de trabajo) declara que cuenta con su autorización para hacerlo.

9. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluidos datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante GIITIC.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La revocatoria o supresión no procede cuando el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que haya modificaciones sustanciales de esta política.
• Oponerse en cualquier momento al envío de comunicaciones comerciales, respondiendo al mensaje recibido o escribiendo a los canales del numeral 1. GIITIC respetará los canales y horarios de contacto que exija la ley.

Los derechos pueden ejercerse por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o por estipulación a favor de otro, acreditando su identidad o calidad. Los derechos de los menores de edad se ejercen por quienes tengan su representación.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

El área de Soporte de GIITIC atiende las consultas y reclamos a través de los canales del numeral 1. La solicitud debe incluir el nombre y la identificación del titular, los datos de contacto para la respuesta, la descripción clara de lo que se solicita y, si aplica, los documentos que la soporten y la acreditación de la representación.

10.1. Consultas

Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlas en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

10.2. Reclamos

Aplican cuando el titular considera que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierte un presunto incumplimiento:

• Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que lo complete. Si transcurren dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá que desiste.
• Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
• Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles, hasta que se decida.
• El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no es posible, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

El titular solo puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado este trámite ante GIITIC.

11. Deberes de GIITIC

Como responsable, GIITIC se compromete a: garantizar al titular el pleno ejercicio del derecho de hábeas data; solicitar y conservar la autorización; informar las finalidades y los derechos del titular; conservar la información con medidas de seguridad adecuadas; mantenerla veraz, completa y actualizada; rectificarla cuando proceda; suministrar a los encargados solo datos cuyo tratamiento esté autorizado y exigirles condiciones de seguridad y confidencialidad; tramitar consultas y reclamos en los términos legales; informar a la SIC los incidentes de seguridad y riesgos en la administración de la información en la forma y los plazos que esta determine; y cumplir sus instrucciones.

Como encargado, GIITIC se compromete a: tratar los datos solo por cuenta y según las instrucciones del responsable; conservarlos con medidas de seguridad adecuadas; actualizar la información reportada por el responsable dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo; colaborar con el responsable en la atención de consultas y reclamos; registrar las leyendas «reclamo en trámite» e «información en discusión judicial» cuando corresponda; abstenerse de circular información controvertida cuyo bloqueo haya ordenado la SIC; permitir el acceso solo a personas autorizadas; e informar al responsable y a la SIC, cuando aplique, los incidentes de seguridad.

12. Transmisión y transferencia de datos

• Proveedores que actúan como encargados. GIITIC aloja y opera sus servicios principalmente sobre la infraestructura en la nube y los servicios corporativos de Amazon Web Services (AWS) y Microsoft, y usa además herramientas de analítica web, publicidad y mensajería de terceros (ver numeral 13). Estos proveedores pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia, incluidos los Estados Unidos. GIITIC usa sus servicios estándar, cuyos términos y adendas de protección de datos los obligan a tratar la información por cuenta de sus clientes, con medidas de seguridad y confidencialidad; GIITIC solo les entrega los datos necesarios para prestar sus servicios.
• Transferencias internacionales. Cuando la comunicación de datos a otro país constituya una transferencia, GIITIC la hará a países que ofrezcan un nivel adecuado de protección según la SIC, con autorización expresa del titular o en los demás casos permitidos por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
• Aliados comerciales. Cuando un aliado o distribuidor de GIITIC haya referido el contacto o deba atenderlo, GIITIC podrá compartir con él los datos necesarios para ese fin, con la autorización del titular.
• Reorganizaciones societarias. En caso de fusión, escisión, adquisición o venta de activos o de unidades de negocio, los datos podrán transferirse al adquirente, que deberá respetar esta política.
• Autoridades. GIITIC entregará la información que le exija una autoridad en ejercicio de sus funciones legales o una orden judicial.

GIITIC no vende datos personales.

13. Cookies y tecnologías similares

Los sitios de GIITIC usan cookies y tecnologías similares:

• Necesarias: permiten el funcionamiento del sitio, la seguridad y el envío de formularios.
• De analítica: permiten conocer de forma agregada cómo se usa el sitio, mediante herramientas como Google Analytics y Google Tag Manager.
• De publicidad y medición de campañas: permiten medir la eficacia de anuncios y campañas, mediante herramientas como Google Ads.
• De atribución: registran la campaña o el aliado comercial desde el que llegó el visitante, para atender y registrar correctamente su solicitud.

El titular puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies, y puede limitar la analítica de Google con las herramientas que Google pone a su disposición. Bloquear algunas cookies puede afectar funciones del sitio. Los servicios de terceros integrados en el sitio (por ejemplo, WhatsApp, YouTube o redes sociales) se rigen por sus propias políticas.

14. Seguridad de la información

GIITIC adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, acordes con la naturaleza de los datos y los riesgos del tratamiento, para protegerlos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre ellas: conexiones cifradas en sus sitios, acceso restringido al personal que lo necesita, obligaciones de confidencialidad para trabajadores y contratistas, y servicios de nube con controles de seguridad del proveedor.

El equipo de GIITIC trabaja de forma remota. Los equipos de trabajo cuentan con protección antivirus y otras medidas de seguridad, y GIITIC realiza verificaciones periódicas de seguridad a las condiciones de trabajo remoto. Las medidas pueden actualizarse con el tiempo para mantener un nivel de protección adecuado.

Ningún sistema conectado a Internet es completamente invulnerable. GIITIC no puede garantizar de forma absoluta la seguridad de la información transmitida por Internet, pero gestiona los incidentes de seguridad que detecte, adopta medidas para mitigarlos y los informa a la autoridad y, cuando corresponda, a los titulares, en los términos que exija la ley.

El usuario es responsable de custodiar sus credenciales de acceso, no compartirlas, usar contraseñas seguras y avisar a GIITIC de inmediato si sospecha un uso no autorizado de su cuenta.

15. Conservación y supresión de los datos

Los datos se conservan durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento y, después, durante los plazos que exijan las normas contables, tributarias, comerciales, laborales u otras aplicables, o mientras sea necesario para atender reclamaciones o defender derechos de GIITIC. Cumplidos esos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan.

En los servicios en los que GIITIC actúa como encargado, la conservación, la devolución y la eliminación de la información del cliente se rigen por el contrato correspondiente.

16. Enlaces y servicios de terceros

Los sitios de GIITIC pueden contener enlaces o integraciones con sitios y servicios de terceros. GIITIC no controla ni es responsable de su contenido, disponibilidad o prácticas de privacidad; su inclusión no implica asociación con ellos. Se recomienda consultar sus políticas antes de suministrarles datos.

17. Compromisos del usuario y límites de responsabilidad

Quien suministra datos a GIITIC se compromete a que sean veraces, completos y actualizados, y responde por los daños derivados de información falsa o de datos de terceros entregados sin autorización. Los clientes que registran datos de terceros en las plataformas de GIITIC son responsables de contar con las autorizaciones necesarias y de atender a sus titulares, conforme al numeral 4.2.

En la medida permitida por la ley, GIITIC no es responsable por los daños derivados de: el uso indebido de las credenciales de acceso por causas imputables al usuario; la información falsa, inexacta o no autorizada suministrada por terceros; el tratamiento que hagan los clientes, como responsables, de la información que registran en las plataformas; las prácticas de sitios o servicios de terceros; ni los hechos de fuerza mayor o caso fortuito. Nada de lo anterior limita los derechos de los titulares ni las obligaciones legales de GIITIC.

18. Titulares en otros países

GIITIC atiende clientes y titulares en varios países. Esta política se rige por la ley colombiana. Cuando la ley del país del titular le otorgue derechos adicionales, GIITIC los atenderá a través de los mismos canales del numeral 1.

19. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando le resulte obligatorio, GIITIC inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

20. Cambios en esta política

GIITIC puede modificar esta política para adaptarla a cambios normativos, de sus servicios o de sus prácticas. Los cambios sustanciales se comunicarán oportunamente a los titulares, a más tardar al momento de implementarlos, mediante su publicación en este sitio y, cuando sea posible, por otros canales; cuando se refieran a las finalidades del tratamiento se solicitará una nueva autorización si la ley lo exige. GIITIC conserva las versiones anteriores, que pueden solicitarse a través de los canales del numeral 1.

21. Vigencia

Esta política rige a partir de su publicación. Las bases de datos de GIITIC estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades que justificaron el tratamiento y GIITIC desarrolle su objeto social, sin perjuicio de los plazos de conservación del numeral 15.

Anexo: Aviso de privacidad

GIITIC S.A.S. (NIT 900.444.248-1), con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que usted suministra. Sus datos se usarán para atender su solicitud, gestionar la relación comercial o contractual, enviarle información sobre productos, servicios y eventos de GIITIC, compartirlos con el aliado comercial que haya referido su contacto, y las demás finalidades de la Política de tratamiento de datos personales, publicada en giitic.com/es/privacidad. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informado sobre su uso, revocar la autorización, oponerse a recibir comunicaciones comerciales y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. No está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles. Sus datos pueden almacenarse en servicios en la nube ubicados fuera de Colombia. Puede ejercer sus derechos escribiendo a soporte@giitic.com, llamando o escribiendo por WhatsApp al +57 311 808 5585, o por el formulario de giitic.com/es/contactenos.